PENDEKATAN SITUASIONAL (KONTINGENSI) SEORANG MANAJER

a. Konsep Kepemimpinan Situasional Seorang Manajer

Makna kata “kepemimpinan” erat kaitannya dengan makna kata “memimpin”. Kata memimpin mengandung makna yaitu kemampuan untuk menggerakkan segala sumber yang ada pada suatu organisasi sehingga dapat didayagunakan secara maksimal untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Suatu kenyataan kehidupan organisasional bahwa pimpinan memainkan peranan yang amat penting, bahkan dapat dikatakan amat mnentukan dalam usaha pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Memang benar bahwa pimpinan, baik secara individual maupun kelompok, tidak mungkin dapat bekerja sendirian. Pimpinan membutuhkan sekelompok orang lain, yang digerakkan sedemikian rupa sehingga para bawahan itu memberikan pengabdian dan sumbangsihnya kepada organisasi, terutama dalam cara bekerja yang, efisien, efektif, ekonomis dan produktif.

Dengan kata lain seorang pemimpin harus menunjukkan kemampuan untuk:

- Pemegang kemudi organisasi yang cekatan dengan jalan membawa organisasi ke tempat tujuan yang ditetapkan sebelumnya tanpa melalui terlampau banyak penyimpangan (detour) yang jika terjadi dengan frekuensi yang tinggi akan mengakibatkan pemborosan dan inefesiensi.

- Berperan selaku katalisator yang mampu meningkatkan laju jalannya roda organisasi yang diharapkan terjadi atas dalil “deret ukur” dan bukan “deret hitung”.

- Peranan selaku “bapak” terutama di kalangan anggota organisasi. Sering dalam organisasi baik organisasi swasta maupun pemerintahterdengar istilah “keluarga besar”, hal ini menunjukkan bahwa dalam organisasi tersebut telah terjalin hubungan emosional kekeluargaan yang kondusif dan hangat.

b. Gaya Kepemimpinan Situasional Seorang Manajer

Gaya Kepemimpinan seorang manajer beragam macamnya. Gaya Kepemimpinan Situasional merupakan pendekatan yang sangat efektif, untuk meningkatkan kreatifitas seorang manajer dalam menghadapi suatu masalah tergantung situasi yang dihadapi. Gaya kepemimpinan situasional adalah perilaku dan gaya kepemimpinan bersifat situasional. Dimana pimpinan atau seorang manajer harus menyesuaikan responnya menurut kondisi atau tingkat perkembangan kematangan karyawan, serta memberikan sejumlah pengarahan dan dukungan yang bersifat sosioemosional. Gaya kepemimpinan ini mempunyai manfaat, yaitu pengambilan keputusan cepat, dapat memberikan kepuasan pada pimpinan serta memberikan rasa aman dan keteraturan bagi bawahan. Seorang pemimpin dapat melakukan berbagai cara dalam kegiatan mempengaruhi atau memberi motivasi orang lain atau bawahan agar melakukan tindakan-tindakan yang selalu terarah terhadap pencapaian tujuan organisasi. Cara ini mencerminkan sikap dan pandangan pemimpin terhadap orang yang dipimpinnya, dan merupakan gambaran gaya kepemimpinannya. Pemimpin berfokus pada mengerjakan yang benar sedangkan manajer memusatkan perhatian pada mengerjakan secara tepat (”managers are people who do things right and leaders are people who do the right thing, “). Kepemimpinan memastikan tangga yang kita daki bersandar pada tembok secara tepat, sedangkan manajemen mengusahakan agar kita mendaki tangga seefisien mungkin. Setiap orang memiliki bakat sendiri-sendiri. Setiap orang juga memiliki kemampuan untuk bisa bergerak maju mendapatkan apa yang mereka mau, dan juga apa yang diinginkan oleh organisasi. Pemimpin sejati memberikan dorongan dari belakang, tetap mengarahkan agar sesuai tujuan, dan mampu memastikan bahwa orang-orang di dalam organisasi bekerja sesuai dengan arah dan strategi yang telah ditetapkan. Perilaku kepemimpinan memiliki ciri-ciri pokok, yaitu:

- perilaku instruktif; komunikasi satu arah, pimpinan membatasi peranan bawahan, pemecahan masalah dan pengambilan keputusan menjadi tanggung jawab pemimpin, pelaksanaan pekerjaan diawasi dengan ketat.

- perilaku konsultatif; pemimpin masih memberikan instruksi yang cukup besar serta menentukan keputusan, telah diharapkan komunikasi dua arah dan memberikan supportif terhadap bawahan, pemimpin mau mendengar keluhan dan perasaan bawahan tentang pengambilan keputusan, bantuan terhadap bawahan ditingkatkan tetapi pelaksanaan keputusan tetap pada pemimpin.

- perilaku partisipatif; kontrol atas pemecahan masalah dan pengambilan keputusan antara pimpinan dan bawahan seimbang, pemimpin dan bawahan sama-sama terlibat dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, komunikasi dua arah makin meningkat, pemimpin makin mendengarkan secara intensif terhadap bawahannya, keikutsertaan bawahan dalam pemecahan dan pengambilan keputusan makin bertambah.

- perilaku delegatif; pemimpin mendiskusikan masalah yang dihadapi dengan bawahan dan selanjutnya mendelegasikan pengambilan keputusan seluruhnya. kepada bawahan, bawahan diberi hak untuk menentukan langkah-langkah bagaimana keputusan dilaksanakan, dan bawahan diberi wewenang untuk menyelesaikan tugas-tugas sesuai dengan keputusan sendiri Dimanapun posisinya, dan apapun perannya akan tetap saling mendukung dan menopang.

Ada empat respon kepemimpinan yang sering diterapkan yaitu :

- Memberikan arahan yaitu kepemimpinan yang mengarahkan, merupakan respon kepemimpinan yang perlu dilakukan oleh manajer pada kondisi karyawan lemah dalam kemampuan, minat dan komitmenya. Sementara itu, organisasi menghendaki penyelesaian tugas-tugas yang tinggi. Dalam situasi seperti ini Hersey and Blancard menyarankan agar manajer memainkan peran directive yang tinggi, memberi saran bagaimana menyelesaikan tugas-tugas itu, tanpa mengurangi intensitas hubungan sosial dan komunikasi antara pimpinan dan bawahan.

- Bersahabat (Friendly) yaitu pada kondisi karyawan menghadapi kesulitan menyelesaikan tugas-tugas, takut untuk mencoba melakukannya, manajer juga harus memproporsikan struktur tugas dengan tanggungjawab karyawan. Selain itu, manajer harus menemukan hal-hal yang menyebabkan karyawan tidak termotivasi, serta masalah-masalah yang dihadapi karyawan. Pada kondisi karyawan sudah mulai mampu mengerjakan tugas-tugas dengan lebih baik, akan memicu perasaan timbulnya over confident. Kondisi ini, memungkinkan karyawan menghadapi permasalahan baru yang muncul. Masalah-masalah baru yang muncul tersebut, seringkali menjadikannya putus asa. Oleh karena itu, setelah memberikan pengarahan, manajer harus memerankan gaya menjual. Dengan mengajukan beberapa alternatif pemecahan masalah.

- Setia Kawan (Kebersamaan) yaitu gaya kepemimpinan ini adalah respon manajer yang harus diperankan ketika tingkat kemampuan karyawan akan tetapi tidak memiliki kemauan untuk melakukan tanggung jawab, karena ketidakmauan atau ketidakyakinan mereka untuk melakukan tugas/tangung jawab seringkali disebabkan karena kurang keyakinan. Dalam kasus seperti ini pemimpin perlu membuka komunikasi dua arah dan secara aktif mendengarkan mendukung usaha-usaha yang dilakukan para bawahan/pengikutnya.

- Tegas yaitu pimpinan sedikit memberi pengarahan maupun dukungan, karena dianggap sudah mampu dan mau melaksanakan tugas/tanggung jawabnya. Mereka diperkenankan untuk melaksanakan sendiri dan memutuskannya tentang bagaimana, kapan dan dimana pekerjaan mereka harus dilaksanakan. Pada gaya delegasi ini tidak terlalu diperlukan komunikasi dua arah.

c. Implementasi Pendekatan Situasional Seorang Manajer

Pendekatan situasional menekankan pada ciri-ciri pribadi pemimpin dan situasi, mengemukakan dan mencoba untuk mengukur atau memperkirakan ciri-ciri pribadi ini, dan membantu pimpinan dengan garis pedoman perilaku yang bermanfaat yang didasarkan kepada kombinasi dari kemungkinan yang bersifat kepribadian dan situasional. Pendekatan situasional atau pendekatan kontingensi merupakan suatu teori yang berusaha mencari jalan tengah antara pandangan yang mengatakan adanya asas-asas organisasi dan manajemen yang bersifat universal, dan pandangan yang berpendapat bahwa tiap organisasi adalah unik dan memiliki situasi yang berbeda-beda sehingga harus dihadapi dengan gaya kepemimpinan tertentu. Pendekatan situasional bukan hanya merupakan hal yang penting bagi kompleksitas yang bersifat interaktif dan fenomena kepemimpinan, tetapi membantu pula cara pemimpin yang potensial dengan konsep-konsep yang berguna untuk menilai situasi yang bermacam-macam dan untuk menunjukkan perilaku kepemimpinan yang tepat berdasarkan situasi. Peranan pemimpin harus dipertimbangkan dalam hubungan dengan situasi dimana peranan itu dilaksanakan. Pendekatan situasional dalam kepemimpinan mengatakan bahwa kepemimpinan Dalam implementasinya, pendekatan yang dilakukan akan berdampak positif dan bersifat tepat sasaran. Walaupun organisasi menghendaki penyelesaian tugas-tugas yang tinggi.Disarankan agar manajer memainkan peran directive yang tinggi, memberi saran bagaimana menyelesaikan tugas-tugas itu, tanpa mengurangi intensitas hubungan sosial dan komunikasi antara atasan dan bawahan. Komunikasi dua arah menuntut keahlian manajemen puncak mencerna informasi yang disampaikan para manajer dan karyawan, terutama keluh kesah mereka (bottom-up) dan keahlian menyampaikan informasi dari pucuk pimpinan perusahaan ke seluruh manajer dan karyawan (top-down). Sementara itu, komunikasi tatap muka menuntut manajemen puncak meluangkan waktu berkunjung ke lokasi kerja manajer dan karyawan. Kunjungan ini sangat bermanfaat bagi kelancaran komunikasi dua arah, serta memompa semangat kerja manajer dan karyawan. ditentukan tidak oleh sifat kepribadian individu-individu, melainkan oleh persyaratan situasi sosial. Dalam kaitan ini Sutisna menyatakan bahwa “kepemimpinan” adalah hasil dari hubungan-hubungan dalam situasi sosial, dan dalam situasi berbeda para pemimpin memperlihatan sifat kepribadian yang berlainan. Jadi, pemimpin dalam situasi yang satu mungkin tidak sama dengan tipe pemimpin dalam situasi yang lain dimana keadaan dan faktor-faktor sosial berbeda. Lebih lanjut Yukl menjelaskan bahwa pendekatan situasional menekankan pada pentingnya faktor-faktor kontekstual seperti sifat pekerjaan yang dilaksanakan oleh unit pimpinan, sifat lingkungan eksternal, dan karakteristik para pengikut. Sementara Fattah berpandangan bahwa keefektifan kepemimpinan bergantung pada kecocokan antara pribadi, tugas, kekuasaan, sikap dan persepsiDidalam Pendekatan situasional ini, seorang manajer dituntut keberaniannya mengambil risiko dan kesediaan menerima kenyataan yang pahit sekalipun. Kesewenang-wenangan manajemen puncak terhadap manajer dan karyawan dapat dicegah, serta keputusan-keputusan dapat diambil dengan mempertimbangkan kepentingan semua pihak (stakeholder).

http://ringgodoank.blogspot.com/2009/12/pendekatan-situasional-kontingensi.html

Beda Pemimpin dan Manajer

Kepemimpinan dan manajemen membutuhkan pandangan dan ketrampilan yang berbeda. Pemimpin harus membedakan dengan baik antara keduanya dan memutuskan gabungan ketrampilan kepemimpinan dan manajemen yang manakah yang dibutuhkan dalam peran mereka.

Perusahaan juga membutuhkan pemimpin sekaligus manajer pada banyak level yang berbeda: kolega manapun, di tingkat apapun dalam perusahaan, dapat diangkat sebagai pimpinan sebuah proyek atau gerakan.

Profesor Harvard Business School dan penulis kepemimpinan, John Kotter, berpendapat bahwa di saat manajemen berkutat dengan penyempurnaan sebuah proses yang telah ada, mengenyahkan kemajemukan dan risiko, kepemimpinan selalu berhubungan dengan  perubahan, yang tentu tidak bisa meninggalkan keterlibatan risiko di dalamnya. Orang-orang bisa ‘diatur’ sedemikian rupa untuk melakukan tugas-tugas rutin dan penting tetapi mereka akan membutuhkan inspirasi untuk memulai jalur baru yang berbeda dengan hasil yang tidak pasti.

Sebagaimana yang dikatakan Kotter, “Karena mereka dipercaya untuk menghasilkan output yang diharapkan secara konstan, proses-proses manajerial sebisa mungkin harus mendekati tingkat bebas risiko dan aman dari kegagalan. Pada gilirannya hal tersebut berarti bahwa mereka tidak bisa bergantung kepada hal-hal yang tidak biasa atau sulit diperoleh --- Kepemimpinan berbeda. Meraih visi yang besar meskipun hambatan selalu ada selalu membutuhkan beberapa letupan energi yang hanya bisa diberikan oleh proses inspirasional dan motivasional. Proses-proses tersebut menyempurnakan efek mereka dalam memberikan energi, tidak dengan memaksa orang menuju arah yang benar sebagaimana yang dilakukan oleh sebuah mekanisme pengendalian, tetapi dengan memuaskan kebutuhan pokok manusia akan prestasi, rasa  memiliki, pengakuan, harga diri, sebuah perasaan dapat mengendalikan hidup sendiri, dan mewujudkan cita-cita seseorang. Proses-proses tersebut begitu dalam dan kuat dalam menyentuh kami dan menggugah tanggapan yang begitu kuat.

Kotter menyatakan pendapat yang penting bahwa situasi yang berbeda akan membutuhkan gabungan kepemimpinan dan manajemen yang berbeda pula. Lanjutnya, gabungan pemimpin dan manajer dibutuhkan sepanjang berjalannya sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dengan kepemimpinan yang kokoh dan manajemen yang goyah dapat dengan mudah berjalan di luar kendali meskipun memiliki budaya kelompok yang kuat dan tingkatan inspirasi yang tinggi. Banyak perusahaan baru kurang memahami alasan ini.Sebaliknya sebuah perusahaan yang kuat pada sis manajemen dan lemah dalam sisi kepemimpinan bisa saja mampu melewati perubahan ,tetapi biasanya mendapati hasil yang buruk.

Manajemen dan kepemimpinan ialah dua hal yang amat berbeda. Manajemen bertujuan menyelenggarakan sebuah proses yang mapan dan berhasil dengan seefisien mungkin, menyingkirkan kemajemukan dan risiko. Manajemen orang cenderung memiliki pendekatan yang sama, dengan sebuah sistem pemberian imbalan dan hukuman. Kepemimpinan berkenaan dengan perubahan untuk mencapai sebuah visi jangka panjang baru untuk perusahaan. Kepemimpinan selalu tidak bisa meninggalkan keterlibatan risiko. Pemimpin harus memberi inspirasi kolega-koleganya untuk mematuhi proses ini. Imbalan yang wajar untuk keberhasilan atau kegagalan tidak mungkin membuat para kolega untuk melakukan program perubahan. Para kolega akan perlu dimotivasi oleh satu atau beberapa pendorong yang bekerja di tingkat emosional seperti sebuah perasaan membutuhkan prestasi, harga diri dan kepemilikan. Pemimpin harus sadar mengenai perbedaan antara kepemimpinan dan manajemen dalam peran mereka dan mendorong kolega-kolega senior untuk menjadi pemimpin sekaligus manajer, menggunakan ketrampilan kepemimpinan, saat diperlukan di samping ketrampilan manajemen yang biasa.

http://ciputraentrepreneurship.com/tips-bisnis/177-manajemen/9852-beda-pemimpin-dan-manajer.html